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परिचय
माइक्रोसाफ्ट एक्सेल माइक्रोसाफ्ट ऑफिस सुइट का ही एक भाग है। जो विण्डोज ऑपरेटिंग सिस्टम साफ्टवेयर के साथ प्रयोग होने वाला स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। स्प्रेडशीट साफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग गणितीय गणनाओं, साख्यिकीय (Statistical) डाटा के विश्लेषण, बजट बनाने तथा एकाउंटिंग वर्कशीट के निर्माण, वित्तीय लेनदेन (Financial Transaction) का रिकार्ड रखने, पे रोल (Pay-roll) तैयार करने, सामानों का रिकार्ड रखने आदि कार्यों में किया जाता है।
(Workbook and Worksheet)
एक्सेल प्रोग्राम में काम करने के लिए निर्मित फाइल को वर्कबुक (Workbook) कहा जाता है। वर्कबुक वर्कशीट का संग्रह (Collection of Worksheet) होता है । प्रत्येक वर्कबुक में स्वत: (by default) तीन वर्कशीट होते हैं। वर्कबुक में वर्कशीट की संख्या इच्छानुसार घटायी या बढ़ाई जा सकती है। वर्कशीट (Worksheet) एक स्प्रेडशीट है जो एक्सेल प्रोग्राम का कार्यक्षेत्र (Work area) होता है। वर्कशीट को रो (Row) और कॉलम (Column) में विभाजित किया जाता है। रो और कॉलम के मिलान बिन्दू को सेल (Cell) कहलाता है। इस प्रकार, वर्कशीट सेल का संग्रह (Collection of cells) है। Microsoft Excel 2010 साफ्टवेयर के वर्कशीट में कुल 10,48,576 रो तथा 16,384 कॉलम होते हैं। वर्कशीट में रो को संख्या 1 से 10,48,576 तक से दर्शाया जाता है। जबकि कॉलम को अंग्रेजी वर्णमाला के अक्षरों A से XFD (A से Z, पुन: AA से AZ, BA से BZ, AAA से XFD) तक से दर्शाया जाता है। वर्कशीट में vertical cells (ऊपर से नीचे ) को कॉलम कहा जाता है। जबकि horizontal cells (बांये से दाएँ) को कहा जाता है।
नोट: Excel 2010 के एक वर्कशीट में लगभग 17 अरब (10,48,576×16,384) सेल (Cell) होते हैं। एक्सेल के किसी एक सेल में अधिकतम 32, 767 कैरेक्टर प्रदर्शित किए जा सकते हैं।
माइक्रोसाफ्ट एक्सेल के महत्वपूर्ण घटक:-
1. सेल (Cell)
वर्कशीट में रो और कॉलम का मिलान बिंदू (Inter-section) सेल (Cell) कहलाता है। वर्कशीट में सेल एक आयताकार बाक्स होता है। जहां डाटा एंटर किया जा सकता है। किसी सेल को उसके कॉलम के अक्षर तथा रो की संख्या से जाना जाता है। जिसे सेल एड्रेस (Cell address) कहा जाता है। जैसे- A8 ( कॉलम A, रो 8); AB15 (कॉलम AB, रो 15); AD156 (कॉलम AD, रो 156)। इस प्रकार, वर्कशीट में पहले सेल का एड्रेस A1 होगा जबकि अंतिम सेल का एड्रेस XFD 1048576 होगा। सेल (Cell) वर्कशीट की सबसे छोटी इकाई है। जहां डाटा एंटर किया जा सकता है। एक्सेल स्प्रेडशीट की सारी गणना सेल में ही की जाती है। सेल (Cell) को एक्सेल प्रोग्राम का मूल तत्व (Basic Building Block) कहा जाता है।
2. टाइटल बार (Tital Bar)
टाइटल बार एक्सेल विण्डो के सबसे ऊपर स्थित होता है। इस पर क्लिक एक्सेस टूलबार वर्कबुक का नाम तथा minimise, restorel maximize तथा close बटन होता है। यदि वर्क बुक को कोई नाम नहीं दिया गया है तो यह स्वत: (by default) Book 1.xlsx नाम दर्शाता है।
3. रिबन टैब (Ribbon Tab)
माइक्रोसाफ्ट विण्डो में कमांड टैब की लाइन रिबन टैब कहलाता है। एक्सल विण्डो में रिबन टैब टाइटल बार के नीचे स्थित होता है।
4. एड्रेस बार (Address Bar)
यह रिबन टैब के नीचे स्थित आयताकार बाक्स होता है। जहां एक्टिव सेल का एड्रेस प्रदर्शित होता है। एक से अधिक सेल को सेलेक्ट करने पर पहले सेल का एड्रेस प्रदर्शित होता है।
5. फार्मूला बार (Formula Bar)
यह एड्रेस बार के बायीं ओर स्थित आयताकार बाक्स है। इसमें किसी फार्मूले या फंक्शन को एडिट या टाइप किया जा सकता है।फार्मूला बार का उपयोग एक्टिव सेल में डाटा एंटर करने तथा डाटा और फार्मूला को Edit करने के लिए किया जा सकता है। एक्सेल प्रोग्राम में फार्मूला का आरम्भ ‘=’ बराबर चिह्न से होता है। = Sum (A1 : A5) फार्मूला का उदाहरण है।
6. कॉलम नेम (Column Name)
वर्कशीट विण्डो में सबसे ऊपर बांये से दांये (horizontally) कॉलम नेम प्रदर्शित होता है। कॉलम नेम को अंग्रेजी वर्णमाला के अक्षरों से दर्शाया जाता है। जो ‘A’ से ‘XFD’ तक हो सकता है।
7. रो नम्बर (Row Number)
वर्कशीट विण्डो के बांयी ओर ऊपर से नीचे (Vertically) रो नम्बर प्रदर्शित होता है। रो नम्बर को अंकों से दर्शाया जाता है, जो 1 से 10,48,576 तक हो सकता है।
नोट: ←एक्सेल प्रोग्राम में घटाव (Subtract) का कोई फंक्शन नहीं होता है। इसके लिए अंक (-) चिह्न लगाकर फार्मूला का उपयोग किया जाता है। Microsoft Excel 2010 में किसी वर्कशीट का नाम अधिकतम 31 करैक्टर हो सकता है।
एक्सेल में प्रयोग होने वाले की-बोर्ड कुछ शार्टकट (Excel KeyBoard Shortcut Keys)
Ctrl + N – नया वर्कबुक खोलना (New)
Ctrl + O – पहले से बनाये गए वर्कबुक को खोलना
Ctrl + W – वर्तमान विण्डो को बंद (close) करना
Ctrl + D – Fill down- वर्तमान सेल के नीचे के सेल में वही डाटा डालना
Ctrl + R – Fill Right- वर्तमान सेल के दांये सेल में वही डाटा डालना
Ctrl + G – Go to किसी विशेष सेल में जाना
Home – किसी रो के आरम्भ में जाना ।
Ctrl + F4 – To close Excel
Ctrl + O – open an existing workbook
Ctrl + W – close the current workbook
Alt + W – go to the View tab
